Łódzki Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej informuje o przyjęciu procedury zgłaszania naruszeń prawa związanych z działalnością Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Łodzi.
Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków naruszeń prawa, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami prawa oraz ochronę sygnalisty.
Sposób zgłoszenia
Zgłoszenie wewnętrzne o naruszeniu prawa może zostać dokonane za pośrednictwem jednego z zaufanych kanałów:
- elektronicznie – w formie e-maila na adres poczty elektronicznej: sygnalista@wiih.lodz.pl
- pisemnie – w zamkniętej kopercie doręczonej opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia prawa” doręczonej przez pocztę zewnętrzną lub złożonej w kancelarii Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Łodzi,
- ustnie – w formie bezpośredniego spotkania z pracownikiem Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Łodzi upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa albo telefonicznie za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej na numer telefonu – 42 633 79 24.
Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane.
Wymagania formalne zgłoszenia
W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać co najmniej:
- dane osobowe zgłaszającego: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, datę dokonania zgłoszenia,
- dane osobowe osoby/osób, której zgłoszenie dotyczy,
- opis przedmiotu naruszenia prawa, wskazanie ich daty,
- wskazanie jakich przepisów prawa zgłoszenie dotyczy,
- wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu prawa,
- wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków,
- wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie,
- inne okoliczności istotne dla sprawy.
Zgłoszenie naruszenia prawa może mieć charakter jawny lub poufny.
Ochronie przewidzianej w procedurze zgłaszania naruszeń prawa nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
Klauzula informacyjna wobec Sygnalisty
- Administrator Danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Łódzki Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej z siedzibą w Łodzi przy ul. Gdańskiej 38 , 90-730 Łódź.
- Inspektor Ochrony Danych
W sprawach ochrony Pani/Pana danych można kontaktować się z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: rodo@wiih.lodz.pl oraz pod numerem telefonu 782-661-551,
- Cele i podstawy przetwarzania
Administrator danych będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe w celu:
- wypełnienia obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO), jakimi są w tym przypadku obowiązki określone w ustawie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r.
- Ponadto Pani/Pana dane osobowe szczególnej kategorii mogą być przetwarzane na podstawie ważnego interesu publicznego jakim jest przyjęcie i procedowania zgłoszeń zawierających tzw. dane wrażliwe na podstawie przepisów prawa krajowego – ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. (art.9 ust.2 lit g RODO).
- w przypadku realizacji Pani/Pana prawa związanego z udzieleniem dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO) na udostępnienie danych identyfikujących Pani/Pana tożsamość.
- Odbiorcy danych
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora danych na podstawie zawartej z administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych m.in. firmy zajmujące się obsługą kanałów zgłoszeń naruszeń prawa w tym komunikacją z Sygnalistą, firmy prawnicze, firmy zajmujące się ochroną danych osobowych, oprócz tego możemy zostać zobowiązani np. na podstawie przepisu prawa do udostępnienia Pana/Pani danych osobowych podmiotom publicznym.
- W szczególnych przypadkach może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych osobowych w sytuacji gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed dokonaniem ujawnienia Pani/Pana danych osobowych właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Administratora Danych oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Pani/Pana dane osobowe nie zostaną usunięte po okresie 3 lat w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Prawa osób, których dane dotyczą
Posiada Pani/Pan prawo do;
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
- na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych osobowych z zastrzeżeniem:
- 3 lit b RODO tj konieczności wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator,
- 3 lit d RODO gdyż dalsze przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym,
- 3 lit e RODO gdyż dane osobowe mogą być niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
Nie przysługuje Pani/Panu:
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO, gdyż przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c
- Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymagane do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia, brak podania wymaganych danych osobowych w postaci: imienia, nazwiska, nazwy zakładu pracy będzie skutkowało pozostawieniem zgłoszenia bez rozpatrzenia.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą udostępnianie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
- Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.